Facturation périodique : gérer vos abonnements et contrats récurrents sans ressaisie

Vous avez 40 clients avec des abonnements mensuels. Chaque premier du mois, quelqu'un dans l'équipe passe 3 heures à créer les factures une par une dans VosFactures. Une erreur ici, un oubli là. La facturation périodique change ça : une prévisualisation, un clic, et toutes les factures du mois sont générées et transmises au provider.

Le problème de la facturation récurrente manuelle

Pour une PME avec 20 à 100 clients en abonnement, la facturation manuelle ressemble à ça :

• Récupérer la liste des contrats actifs
• Créer chaque facture dans le logiciel de facturation
• Vérifier les montants, les lignes, les remises
• Envoyer chaque facture manuellement
• Recommencer le mois prochain

Ce processus prend 2 à 4 heures par mois pour 30-50 clients. Il génère des erreurs (oublis, mauvais montants) et occupe un collaborateur à une tâche sans valeur ajoutée.

Comment fonctionne la facturation périodique

Le principe est simple : vous définissez une fois les règles, et le système génère les factures automatiquement chaque mois.

La date de facturation

Deux niveaux de configuration :

• Date globale du tenant — par défaut le 5 du mois (configurable dans Paramètres). Toutes les factures périodiques sont générées ce jour-là.
• Date de dérogation par contrat — si un client a négocié une facturation le 15 ou le dernier jour du mois, vous l'indiquez sur son contrat. Uniquement ses factures sortent à cette date.

Les lignes récurrentes

Chaque contrat définit ses lignes récurrentes : abonnement mensuel, location de matériel, maintenance forfaitaire. Ces lignes sont utilisées telles quelles pour générer la facture — pas de ressaisie.

La génération en un clic

Le jour J, vous ouvrez la page Facturation → Périodique et vous voyez la liste des contrats à facturer ce mois-ci avec leur montant estimé. Vous validez et cliquez sur "Générer les factures" :

1. Le CRM identifie tous les contrats actifs dont la date de facturation est atteinte
2. Il génère les factures avec les lignes configurées sur chaque contrat
3. Les transmet à VosFactures ou Qonto
4. Met à jour le champ next_billing_date de chaque contrat
5. Calcule la prochaine date d'échéance automatiquement

Ce n'est pas un cron entièrement automatique — c'est une opération en un clic que vous contrôlez. Vous voyez ce qui va partir avant de valider.

Configuration pas à pas

Étape 1 : Définir la date globale

Dans Paramètres → Facturation périodique, renseignez le jour du mois par défaut (ex : 5). Tous vos contrats sans dérogation seront facturés ce jour-là.

Étape 2 : Paramétrer les contrats

Sur chaque contrat, vérifiez que :

• Les lignes récurrentes sont renseignées (service, quantité, prix unitaire)
• Le statut est "Actif"
• La date de début est passée et la date de fin (si elle existe) est dans le futur
• Le champ billing_day_override est rempli si ce contrat a une date de facturation différente

Étape 3 : Prévisualiser

La page Facturation → Périodique affiche la liste des factures qui seront générées lors du prochain cycle avec le montant estimé par client. C'est votre filet de sécurité avant le déclenchement automatique.

Les cas particuliers

Contrat démarré en cours de mois

Pour le premier mois, vous pouvez facturer au prorata ou attendre le cycle suivant pour facturer un mois plein. Le CRM vous laisse choisir au moment de l'activation du contrat.

Remises et tarifs négociés

Les remises configurées sur les lignes de contrat (pourcentage ou montant fixe) sont appliquées automatiquement à chaque facture générée. Pas de calcul manuel.

Client en pause

Si un client est temporairement suspendu (impayé, litige), vous le basculez en statut "En pause" sur son contrat. Ses factures ne seront plus générées jusqu'à la reprise.

Ce que vous gagnez

Conclusion

La facturation périodique est l'une des automatisations les plus rentables pour une PME en mode abonnement. Une heure de configuration vous fait gagner plusieurs heures par mois — indéfiniment. Et vous dormez mieux en sachant que aucune facture ne sera oubliée.